1.基礎(chǔ)條件的投資預算：
　　所謂基礎(chǔ)條件，主要是指兩方面：其一是網(wǎng)絡環(huán)境，比如大家都在會議室中利用視頻會議系統(tǒng)進行遠程開會，那么需要的帶寬可能比較高；如果使用電腦進行遠程會議，那么需要的帶寬可能低一些。瑞福特的產(chǎn)品在帶寬適應性方面做了一些特殊處理，在ADSL下系統(tǒng)就可以運行，并且視音頻質(zhì)量效果都不錯； 其二是會議室環(huán)境，如果視頻會議系統(tǒng)在會議室中使用（特別是多人情況下），那么會議室的裝修費用、音響費用、視頻輸出設(shè)備（如投影儀、等離子屏等）也應該計算在內(nèi)。 　　
　　2.系統(tǒng)本身的投資預算：
　　視頻會議系統(tǒng)根據(jù)客戶的需求不同，預算也相差很大，特別是在硬件級別和軟件級別方面差異更大。一般而言，系統(tǒng)本身的投資費用分為： 　　
　　（1）視頻會議服務器的采購費用：
　　 視頻會議服務器，在行業(yè)領(lǐng)域中稱為多點控制單元（MCU），用來處理兩方以上遠程會議進行音視頻及其他數(shù)據(jù)傳輸?shù)摹＿@個設(shè)備的價格是根據(jù)并發(fā)用戶的數(shù)量而定的，如4用戶、8用戶、16用戶等。
　　 視頻會議終端類型各異，有會議室的產(chǎn)品（一般是硬件），PC桌面的產(chǎn)品（一般是軟件），這個費用是按照設(shè)備數(shù)量和所選的設(shè)備價格決定的。比如北京、上海、深圳、廣州四個地點選用會議室產(chǎn)品，假設(shè)每個產(chǎn)品4萬元，即16萬。
　　3.工程和維護費用：
　　系統(tǒng)會議系統(tǒng)由于在工程中涉及安裝等問題，需收取一部分工程費用，一般而言，全國范圍內(nèi)上門安裝，費用為系統(tǒng)費用的12-15%；全省范圍上門安裝，費用為系統(tǒng)費用的8-12%；全市上門安裝，費用為系統(tǒng)費用的5-8%。服務費用按照年來計算，一般而言，第一年是免費的。
　　綜上所述，我們可以得出一個視頻會議系統(tǒng)的投資預算計算公式： 　　
　　一次性投資：
　　日常投資（也可能是已經(jīng)投資過）：
　　　　網(wǎng)絡環(huán)境的月租費

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