中國煙草總公司云南省公司下轄16家地市級煙草專賣局（公司）、129家縣級局（分公司），下設15個職能處室，7個專業(yè)部門。企業(yè)綜合實力雄厚，年營收達1099億，占云南省財政收入的70%以上。
為全面貫徹落實“中國制造2025”和“互聯網+”的行動理念，煙草行業(yè)致力于積極推動傳統(tǒng)管理體制的改革升級，全面建設和打造“現代煙草”、“數字煙草”，不斷促進煙草行業(yè)持續(xù)穩(wěn)定協調健康發(fā)展。
項 目 概 況
▶︎項目背景
■ 數字管理升級
省煙草提出數字化轉型，其中合同管理的數字化是云南省煙草數字轉型的重要一環(huán)。線下合同簽訂耗時過長、無法滿足合同高效集中管理需求。
■ 提效業(yè)務流程
公司合作方遍及自然人、學校、企業(yè)、合作社、村委員會等多種合作機構。急需建立標準化的工作流程體系，促進合同業(yè)務流程統(tǒng)一、規(guī)范、高效。
■ 強化組織協同
公司涉及機構170+家、部門1600+個、員工4000+人，機構和部門分布于云南省各州市，急需提效跨組織、跨部門、跨層級協作溝通，助力業(yè)務的高效開展。
▶︎項目目標
■ 在合同管理系統(tǒng)中完成范本管理、合同起草、合同簽訂、合同履約狀態(tài)記錄、合同變更、合同歸檔，合同全生命周期管理。
■ 既能適應不同業(yè)務和管理的差異化要求，又能實現集中管理的目標
▶︎藍凌智慧合同解決方案
為了打造完整合同管理生態(tài)，提升合同管理能力，云煙攜手藍凌，打造智慧合同管理系統(tǒng)，實現合同管理簽訂前、簽訂中、履行中、履行后全過程的管理，提升合同處理的高效與穩(wěn)定。
▶︎運行效果
項目上線一年，系統(tǒng)組織架構內機構達170+個，部門達1600+個。系統(tǒng)用戶達到4600+個，日均活躍用戶100+。自2021年1月11日上線，管理采購合同和科技專項合同數量20000+個。
系 統(tǒng) 功 能
NO.1 相對方管理
支持相對方準入管理，確保簽署人的身份和意愿都真實，避免假冒或冒用他人身份簽電子合同的情況，在線對相對方基本信息進行增刪改查，從而確保所簽署的電子合同真實有效。
建立內部統(tǒng)一相對方庫，依托大數據風控技術，動態(tài)防范相對方資信風險。平臺支持證照資質、賬戶信息、主要股東信息、資信評級信息等的管理。
NO.2合同起草
系統(tǒng)提供各類合同類型模版，并在分類信息提示中顯示合同類型的適用場景和業(yè)務；系統(tǒng)后臺提供審批流程相同分類的審批模版，實現合同審批流程的快速調整。
▲合同模板
合同起草環(huán)節(jié)可實現合同模板的導入，要素填寫、在線編輯、在線修訂、格式調整等功能，快速提效合同起草。
經辦人發(fā)起合同流程后，到達法務審批環(huán)節(jié)，發(fā)現合同問題，可直接附加合同修改意見，或退回指定節(jié)點進行修改，避免了合同傳統(tǒng)審批效率低的問題。
NO.3合同簽訂
合同起草審批結束后，系統(tǒng)會自動發(fā)起一條合同簽訂的待辦到合同起草人處。合同簽訂階段可以進行新建授權書和關聯已有授權書操作以及跳轉電子簽章系統(tǒng)進行電子簽章等。
通過電子簽名、時間戳、防篡改等技術，對簽署全流程的證據進行固定、留存、收集和提取，保證電子證據的完整性、不被篡改、不被損毀，有效提升電子合同的證據效力。
平臺支持手動簽署，相關業(yè)務人員在電腦上手動拖動印章，即可完成合同簽署，支持騎縫章等多種簽章形式；也可以選擇自動簽署，系統(tǒng)自動蓋章。
▲合同簽署
NO.4合同臺賬
建立統(tǒng)一的合同臺賬，對企業(yè)所有合同的類別、金額等各項信息統(tǒng)一管理，并將合同數據圖表化。藍凌合同臺賬與財務報賬系統(tǒng)高度集成，系統(tǒng)自動推送合同付款計劃、收款計劃，記錄應付賬款臺賬、應收賬款臺賬
NO.5集成開發(fā)
■ 合同管理系統(tǒng)通過對OA系統(tǒng)和企業(yè)微信的集成，實現了內部單點和移動端單點；
■ 合同管理系統(tǒng)通過對采購系統(tǒng)的集成，實現了采購系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)的數據和信息同步；
■ 合同管理系統(tǒng)通過對智能財務系統(tǒng)的集成，實現了合同管理的結算數據和信息同步；
■ 合同管理系統(tǒng)通過對電子簽章系統(tǒng)的集成，實現了合同管理和用印管理的數據和信息同步；
■ 合同管理系統(tǒng)通過對科技項目管理系統(tǒng)的集成，實現科技項目數據的同步。
NO.6移動端
通過集成移動端辦公平臺，實現合同線上起草、審批、簽訂、復核等內容，日常辦公更便捷，提效每條流程飛起來。
落 地 價 值
在數字化轉型層面，省煙草智慧合同系統(tǒng)，從降本提效、業(yè)務標準、安全管理、企業(yè)管理等四個方面，為省煙草的數智化提供了數據化和智能化支撐。
▶︎▶︎ 企業(yè)降本提效
通過對合同相對方信息有效性驗證，線上電子合同的唯一性，每年減少10000+核對和驗證工作，節(jié)約大量時間；同時降低紙張打印、快遞運輸、人力管理等運營成本，提升效率。
▶︎▶︎ 制定業(yè)務標準
根據業(yè)務需求，標準化相關合同模版，同時在業(yè)務過程中進行數據采集和埋點，進行合同管理業(yè)務的數字化和標準化改造。
▶︎▶︎ 實現安全管理
電子簽約流程環(huán)環(huán)相扣，共同形成完整證據鏈，有效規(guī)避私刻公章、合同篡改等風險；同時可以有效避免因自然或人為因素導致的合同錯配、丟失、損毀、外泄等情況。
▶︎▶︎ 打造數智管理
通過相關圖表和統(tǒng)一管理，提供管理的數據支撐，多系統(tǒng)打通業(yè)務，提升企業(yè)管理者效率。
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